Membuat Mail Merge
Membuat Mail Merge
Untuk membuat surat
undangan dg beberapa penerima yg berbeda anda tdk perlu membuat dokumen utk
setiap penerima undanngan, word tlh memudahkan hal tersebuat dg fasilitas mail
merge. Anda cuman perlu membuat dokumen sekali yg kemudian anda gunakan utk setiap
semua identitas penerima yg berbeda.
Untuk membuat mail
merge langkah pertama pilih menu mailings --> Start Mail
Merge --> Step by Step Mail Merge.
Gambar 1 : Wizard
untuk membuat mail merge
Kemudian akan nampak
halaman document seperti di bawah, pilih type document yg akan digunakan,
setelah memilih klik link next :starting document yg
berada di pojok kanan.
Gambar 2 : Memilih
type document
Karena sebelumnya
document sudah terbuka maka pilihlah use the current document
klik Next untuk
langkah ketiga yaitu memilih penerima surat.
Gambar 3 : Memilih
menu use the current document
Untuk memilih
penerima surat Word menyediakan 3 pilihan jika sudah memiliki list penerima
surat maka pilihlah Use an existing list atau jika list
penerima terletak di outlook contacts maka pilihlah Select from
outlook contacts, namun karena disini kita belum ada list penerima
sebelumnya maka pilihlah Type a new listdan klik Create.
Gambar 4 : Membuat
list penerima baru
Maka akan muncul
halaman seperti dibawah ini. Kemudian sesuaikan field yang akan digunakan
dengan menekan tombol Customize Columns
Gambar 5 :
Customisasi kolom field
Hapus semua
field-field yang berada di menu field names kecuali field Title karena
nanti kita akan gunakan field tersebut.
Gambar 6 : List
kolom field
Tambahkan field Nama,
Perusahaan, Alamat dan Kota dengan menekan tombol add kemudian ketik nama field
lalu tekan tombol OK.
Gambar 7 :
Menambahkan field baru
Masukkan data sesuai
dengan field yang tersedia. Kemudian klik tombol Ok untuk
menyimpan Address List ini kedalam format Microsoft
office Addres List dan beri nama yang sesuai lalu klik tombol Save.
Gambar 8 : Mengisi
data pada field
Gambar 9 :
Menyimpan data pada field
Pada kotak dialog
mail merge recipients akan muncul list penerima undangan yg dibuat, klik tombolOK.
Gambar 10 : List
penerima undangan
Klik next,
untuk langkah selanjutnya yaitu menulis surat dengan menambahkan field yang
dibuat sebelumnya.
Gambar 10 :
Memilih menu use an existing list
Pada langkah ini
sebelumnya tempatkan cursor dibawah kalimat Kepada Yth,
kemudian klik menu more items, maka akan muncul kotak dialog Insert
Merge Field lalu insert kan Tiap-tiap field tersebut ke
dalam dokumen dengan menekan tombol insert.
Gambar 11 :
Memasukkan merge field ke dalam document
Langkah ke empat
kemudian klik next, untuk melihat semua surat yang telah tersusun
dengan field data.
Gambar 12 :
Susunan field yang di masukkan ke document
Silahkan cek surat
undangan kita di menu following, setelah selesai klik next untuk
melanjutkan langkah selanjutnya.
Gambar 13 :
Tampilan field yang berubah ke document
Pada langkah terakhir
kita dapat mencetak atau mengedit surat undangan sesuai yg kita inginkan.